Как избежать рисков при расчетах с подотчетными лицами безналичным способом

Расчеты наличными денежными средствами с подотчетными лицами постепенно уходят в прошлое. В настоящее время преобладают расчеты с использованием платежных карт. Однако здесь есть свои особенности и "подводные камни", о которых необходимо знать бухгалтеру бюджетной сферы. Перечисление подотчетных сумм может осуществляться на банковскую карту, оформленную на учреждение, или на личную карту сотрудника, в т.ч. зарплатную. В первом случае проблем у работодателя не возникает. Применение же второго варианта требует крайней осмотрительности. Действующее законодательство не содержит прямого запрета на использование банковских карт сотрудников для расчетов по подотчетным суммам. Более того, Минфин России и Федеральное казначейство неоднократно указывали на возможность такого способа расчетов в целях минимизации наличного денежного обращения, но для определенных ситуаций: Однако при закупке через подотчетника товаров, работ, услуг для хозяйственных нужд учреждения ситуация обстоит несколько сложнее. Осуществление расчетов с подотчетными лицами с использованием их зарплатных карт сопряжено с риском квалификации налоговыми органами данных сумм в качестве доходов соответствующих физических лиц. Также использование зарплатных карт при совершении операций по оплате расходов, связанных с хозяйственной деятельностью учреждений, может рассматриваться проверяющими в качестве нарушения требований действующих нормативных правовых актов. Поэтому при закупке товаров, работ, услуг для хозяйственных нужд учреждения через подотчетное лицо выдачу денежных средств в безналичной форме рекомендуем проводить с использованием платежной карты учреждения. Если же учреждение все-таки перечисляет подотчетные суммы на банковские карты сотрудников, то советуем предпринять следующие меры. Соблюдение этих мер позволит минимизировать риски возникновения претензий со стороны контролирующих органов.